VISI

Meningkatkan pelayanan kearsipan yang profesional

MISI

Meningkatkan tertib arsip dilingkungan Pemerintah Kota Bekasi


 

Dalam hal menjalankan peran sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), Dinas Kearsipan Kota Bekasi didasarkan atas Peraturan Walikota Nomor 89 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja pada Dinas Kearsipan Kota Bekasi, dimana dalam hal ini :

  1. Kepala Dinas, mempunyai tugas membantu Wali Kota dalam memimpin, mengendalikan, dan mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum yang menjadi kewenangan Dinas pada bidang pembinaan kearsipan, pengembangan dan pengawasan kearsipan serta pengelolaan arsip di Daerah untuk mencapai visi dan misi Dinas.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Dinas mempunyai fungsi:

  1. Perumusan dan penetapan rencana strategis dan rencana kerja Dinas sesuai dengan visi dan misi Daerah;
  2. Penetapan pedoman dan petunjuk teknis penyelenggaraan urusan lingkup bidang kearsipan;
  3. Pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas Sekretariat, Bidang-Bidang dan Kelompok Jabatan Fungsional;
  4. Pembinaan administrasi perkantoran;
  5. Pemberian pelayanan dan pembinaan kepada unsur terkait di bidang kearsipan serta pelaksanaan hubungan kerja sama dengan SKPD,  lembaga/instansi terkait dalam rangka penyelenggaraan kegiatan Dinas;
  6. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai Dinas;
  7. Pelaksanaan tugas selaku Pengguna Anggaran/Pengguna Barang;
  8. Penyusunan dan penyampaian laporan keuangan Dinas sesuai ketentuan yang berlaku;
  9. Pemberian laporan pertanggungjawaban tugas Dinas kepada Wali Kota melalui Sekretaris Daerah dan laporan kinerja Dinas sesuai ketentuan yang berlaku;
  10. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan oleh Wali Kota.

 

  1. Sekretariat, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam memimpin dan mengkoordinasikan penyelenggaraan pelayanan teknis administratif kegiatan dan ketatausahaan yang meliputi urusan perencanaan umum dan kepegawaian serta keuangan untuk mencapai tata kelola kesekretariatan yang baik.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat mempunyai fungsi:

  1. Pengkoordinasian penyusunan dan perumusan bersama kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis Dinas;
  2. Penyusunan bersama program kerja dan rencana kegiatan Dinas berdasarkan pada visi dan misi Dinas;
  3. Penyusunan program kerja dan rencana kegiatan Sekretariat;
  4. Pengelolaan ketatausahaan perkantoran serta penelaahan dan pengkajian konsep naskah dinas dan produk hukum lingkup Dinas;
  5. Pembinaan dan pengendalian administrasi keuangan dan kepegawaian Dinas;
  6. Perumusan bahan rencana kebutuhan belanja langsung dan belanja tidak langsung serta bahan rencana kebutuhan, pemanfaatan dan pemeliharaan barang inventaris Dinas;
  7. Penyelenggaraan pelayanan kehumasan;
  8. Pengkoordinasian, pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas bawahan;
  9. Penyusunan bahan laporan pelaksanaan kegiatan Sekretariat dan kegiatan Dinas secara berkala;
  10. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai perintah Kepala Dinas.

 

  1. Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas membantu Sekretaris Dinas dalam melaksanakan pelayanan pendataan rencana program dan kegiatan, tata usaha, serta rumah tangga dan administrasi kepegawaian lingkup Dinas untuk mencapai ketata usahaan yang baik.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha;  
  2. Penyiapan data bahan  penyusunan rencana program dan kegiatan Dinas;
  3. Pelaksanaan pelayanan tata usaha;
  4. Penyiapan data hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi program dan kegiatan Dinas;
  5. Penyusunan data bahan pedoman dan petunjuk teknis perencanaan program dan kegiatan Dinas;
  6. Penyusunan rencana kebutuhan, pengadaan dan pendistribusian barang perlengkapan Dinas;
  7. Pemeliharaan, pengendalian dan pemanfaatan barang inventaris Dinas;
  8. Pengolahan data, pengarsipan dokumen dan urusan administrasi pegawai Dinas;
  9. Penyelenggaraan tata laksana, pemeliharaan kebersihan, keindahan dan kenyamanan ruangan perkantoran Dinas;
  10. Pengelolaan, pengolahan data, pengarsipan dokumen dan urusan administrasi kepegawaian Dinas;
  11. Penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan kegiatan.

 

  1. Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas membantu Sekretaris Dinas dalam melaksanakan penatausahaan keuangan, akuntansi serta verifikasi pembukuan keuangan lingkup Dinas untuk mencapai tata kelola keuangan yang baik.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan;
  2. Pelaksanaan pelayanan penatausahaan keuangan;
  3. Pelaksanaan tugas selaku PPK-SKPD;
  4. Penyusunan bahan rencana kebutuhan anggaran tahunan Dinas;
  5. Penyusunan anggaran belanja tidak langsung dan anggaran belanja langsung Dinas;
  6. Pengolahan data keuangan unit kerja di lingkungan Dinas;
  7. Penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan kegiatan.

 

  1. Bidang Pembinaan Kearsipan, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam memimpin, mengendalikan, dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Dinas yang meliputi pembinaan kearsipan perangkat daerah, pembinaan kearsipan perusahaan, organisasi masyarakat/organisasi politik dan masyarakat serta pembinaan sumber daya manusia kearsipan untuk mencapai pelaksanaan teknis urusan di bidangnya.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program kerja dan rencana kegiatan Bidang;
  2. Perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup bidang tugasnya;
  3. Perumusan kebijakan, perencanaan, sosialisasi, penyuluhan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan perangkat daerah yang meliputi perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah Kabupaten/Kota;
  4. Perumusan kebijakan, perencanaan, sosialisasi, penyuluhan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan pembinaan kearsipan perusahaan, organisasi masyarakat/organisasi politik dan masyarakat;
  5. Perumusan kebijakan, perencanaan, pengendalian, bimbingan dan konsultasi dalam pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia kearsipan yang meliputi pengelola kearsipan dan jabatan fungsional kearsipan;
  6. Pelaksanaan koordinasi dalam pelaksanaan tugasnya;
  7. Pelaksanaan hubungan kerjasama pelaksanan tugas dengan SKPD terkait;
  8. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dalam lingkup tugasnya;
  9. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai perintah Kepala Dinas;
  10. Penyiapan bahan laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.

 

 

  1. Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan pembinaan kearsipan perangkat daerah.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapan bahan kebijakan, perencanaan, penyuluhan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan perangkat daerah yang meliputi perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah kota;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Seksi Pembinaan Kearsipan Perusahaan, Organisasi Masyarakat/Organisasi Politik dan Masyarakat, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan pembinaan kearsipan perusahaan, organisasi masyarakat/organisasi politik dan masyarakat.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat, Seksi Pembinaan Kearsipan Perusahaan, Organisasi Masyarakat/Organisasi Politik dan Masyarakat mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapan bahan kebijakan, perencanaan, sosialisasi, penyuluhan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan pembinaan kearsipan perusahaan, organisasi masyarakat/organisasi politik dan masyarakat;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan pembinaan sumber daya manusia kearsipan.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapan bahan kebijakan, perencanaan, pengendalian, bimbingan dan konsultasi dalam pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia kearsipan yang meliputi pengelola kearsipan dan jabatan fungsional kearsipan;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Bidang Pengembangan dan Pengawasan Kearsipan, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam memimpin, mengendalikan, dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Dinas yang meliputi pengembangan kearsipan, pengawasan kearsipan perangkat daerah serta pengawasan kearsipan perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat untuk mencapai pelaksanaan teknis urusan di bidangnya.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pengembangan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program kerja dan rencana kegiatan Bidang;
  2. Perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup bidang tugasnya;
  3. Perumusan kebijakan, perencanaan, pendataan kebutuhan, penyusunan dan pengelolaan dalam pelaksanaan pengembangan kearsipan yang meliputi sarana dan prasarana kearsipan dan kerjasama kearsipan;
  4. Perumusan kebijakan, perencanaan, penilaian dan monitoring dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan perangkat daerah yang meliputi audit kearsipan pada perangkat daerah;
  5. Penyiapaan bahan kebijakan, perencanaan, penilaian dan monitoring dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat;
  6. Pelaksanaan koordinasi dalam pelaksanaan tugasnya;
  7. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dalam lingkup tugasnya;
  8. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai perintah Kepala Dinas;
  9. Penyiapan bahan laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.

 

 

  1. Seksi Pengembangan Kearsipan, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan pengembangan kearsipan.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Pengembangan Kearsipan mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapaan bahan kebijakan, perencanaan, pendataan kebutuhan, penyusunan dan pengelolaan dalam pelaksanaan pengembangan kearsipan yang meliputi sarana dan prasarana kearsipan dan kerjasama kearsipan;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Seksi Pengawasan Kearsipan Perangkat Daerah, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan pengawasan kearsipan perangkat daerah.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Pengawasan Kearsipan Perangkat Daerah mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapaan bahan kebijakan, perencanaan, penilaian dan monitoring dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan perangkat daerah yang meliputi audit kearsipan pada perangkat daerah;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Seksi Pengawasan Kearsipan Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan/ Organisasi Politik dan Masyarakat, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan pengawasan kearsipan perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Pengawasan Kearsipan Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan/ Organisasi Politik dan Masyarakat mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapaan bahan kebijakan, perencanaan, penilaian dan monitoring dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Bidang Pengelolaan Arsip, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam memimpin, mengendalikan, dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Dinas yang meliputi pengelolaan arsip dinamis, akuisisi, pengolahan dan preservasi arsip statis serta layanan dan pemanfaatan arsip untuk mencapai pelaksanaan teknis urusan di bidangnya.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada, Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program kerja dan rencana kegiatan Bidang;
  2. Perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup bidang tugasnya;
  3. Perumusan kebijakan, perencanaan, pengolahan, pemeliharaan pengaturan dan penyusunan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi arsip aktif dan arsip inaktif;
  4. Perumusan kebijakan, perencanaan, penataan, perawatan, perbaikan dan pemeliharaan dalam pelaksanaan akuisisi, pengolahan dan preservasi arsip statis yang meliputi fisik arsip dan data arsip;
  5. Perumusan kebijakan, perencanaan, pelayanan dan pemanfaatan dalam pelaksanaan layanan dan pemanfaatan arsip yang meliputi arsip statis;
  6. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dalam lingkup tugasnya;
  7. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai perintah Kepala Dinas;
  8. Penyiapan bahan laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.

 

  1. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan pengelolaan arsip dinamis.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada, Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapaan bahan kebijakan, perencanaan, pengolahan, pemeliharaan pengaturan dan penyusunan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi arsip aktif dan arsip inaktif;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip Statis, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan Akuisisi, pengolahan dan preservasi arsip statis.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip Statis mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapan bahan kebijakan, perencanaan, penataan, perawatan, perbaikan dan pemeliharaan dalam pelaksanaan akuisisi, pengolahan dan preservasi arsip statis yang meliputi fisik arsip dan data arsip;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip, mempunyai tugas membantu Bidang merencanakan, memimpin, membagi tugas, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan teknis dan kegiatan layanan dan pemanfaatan arsip.

 

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Seksi;
  2. Penyiapan bahan  penyusunan dan perumusan kebijakan, petunjuk teknis serta rencana strategis sesuai lingkup tugasnya;
  3. Penyiapan bahan kebijakan, perencanaan, pelayanan dan pemanfaatan dalam pelaksanaan layanan dan pemanfaatan arsip yang meliputi arsip statis;
  4. Penyiapan bahan pembinaan teknis dan evaluasi kegiatan;
  5. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.